En plus du loyer, le bailleur peut demander au locataire de lui rembourser certaines dépenses. Appelées charges récupérables, elles font l’objet de provisions versées en même temps que le loyer et sont régularisées tous les ans en fonction des sommes réellement dues.

En location vide, comme en location meublée (baux signés depuis le 27 mars 2014), la liste des charges récupérables est fixée de manière réglementaire. Le propriétaire ne peut pas faire payer au locataire les dépenses n’y figurant pas.

Il s’agit des charges payées en contrepartie des services liées au logement et à l’usage de l’immeuble, des frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l’immeuble et des taxes locatives.

La liste des charges récupérables

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste précise des charges récupérables auprès des locataires : ascenseurs et monte-charge (électricité consommée, entretien et dépannage) ; eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes (consommation, entretien courant, menues réparations…) ; installations individuelles (chauffage et production d’eau chaude, distribution d’eau dans les parties privatives) ; parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation (électricité, produits d’entretien, entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures…) ; espaces extérieurs au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) ; hygiène (produits d’entretien, élimination des rejets) ; équipements divers du bâtiment ou de l’ensemble des bâtiments d’habitation (interphones, codes…) ; impositions et redevances (droit de bail, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage)

Comment les récupérer ?

– Provisions de charges

Si le logement est loué vide, le locataire paie chaque mois ou tous les trimestres une provision sur charges en même temps que son loyer. Son montant, mentionné sur le contrat de bail, est calculé en fonction des chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation de charge ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété.

Si le logement est loué meublé, le locataire paie soit une provision sur charges, soit des charges forfaitaires calculées en fonction de l’indice de référence des loyers. Attention, les charges locatives figurant dans le contrat de bail sous forme de forfait n’ont pas à être régularisées pour les baux signés depuis le 27 mars 2014. Si la somme versée aux dépenses réelles, le bailleur ne peut pas réclamer de complément au locataire.

– Régularisation

Le propriétaire doit procéder une fois par an à une régularisation des charges. Un mois avant, il doit adresser au locataire un décompte des charges (chaque poste de dépense doit être renseigné ainsi que le mode de répartition entre les différents locataires, pour ce qui concerne les immeubles). Si la provision est inférieure au montant réel des charges locatives, le locataire devra verser un complément de charges. Dans le cas contraire, il recevra un trop-perçu.

À noter : Depuis le 1er septembre 2015, le propriétaire peut transmettre le récapitulatif des charges par mail ou par voie postale au locataire.

Les pièces justificatives des charges, comme les factures correspondant aux dépenses ou les contrats de fournitures pour l’immeuble, doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte des charges, soit auprès du propriétaire, soit auprès du syndic, si l’immeuble est en copropriété.

– Régularisation tardive des charges

Si la régularisation du paiement des charges n’a pas été effectuée dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Par ailleurs, le propriétaire dispose d’un délai de trois ans pour réclamer les impayés. Le locataire a le même délai pour réclamer le remboursement des sommes versées en trop. Pour les baux antérieurs au 27 mars 2014, le délai est de cinq ans.

© Sarah Corbeel – Dossier Familial – mars 2020